Département du Finistère : dématérialisation des processus comptables

Le Département du Finistère fait face aux nouvelles réglementations et obligations de dématérialisation des processus comptables.

Comme l’ensemble des collectivités territoriales, le Département du Finistère fait face aux nouvelles réglementations et obligations de dématérialisation des processus comptables.

Exakis, partenaire Microsoft de l’année, accompagne la collectivité dans ce projet à l’initiative de la Direction financière et met en place une plateforme de Gestion Documentaire Microsoft SharePoint. Travail collaboratif des agents, modernisation de l’organisation, rationalisation et optimisation des coûts et délais de paiement, sont autant d’éléments ayant motivés un tel projet.

 

« La dématérialisation de la chaine comptable a été initiée dans le cadre de l’Agenda 21 afin de moderniser notre administration et de rechercher l’exemplarité par la mise en oeuvre des principes de développement durable. Outre cet aspect, ce projet nous a permis de répondre à un double objectif d’efficacité et de rationalité » explique Marc Cariou, Responsable Service pilotage de l’exécution financière au Département du Finistère. « Les enjeux étant d’améliorer les processus de la collectivité en vue d’optimiser les coûts, les délais de paiement et la gestion d’impression ainsi que la qualité envers nos prestataires extérieurs. Le tout dans un souci de modernisation et de sécurisation » Explique Marc Cariou

 

Dans ce contexte le Département du Finistère améliore sa gestion documentaire et ses processus en confiant à Exakis son projet de mise en oeuvre d’une GED SharePoint 2013.

 

« La vocation de cette GED est de bâtir un socle commun pour la GED transversale du Département afin d’en assurer la cohérence. Accompagner les utilisateurs dans le bouleversement de leurs habitudes de travail était primordial. Exakis a su intervenir sur ce point grâce à un travail de fond pour comprendre les métiers. Les échanges réguliers avec les équipes d’Exakis ont également assuré le bon déroulement du projet autant sur la gestion que sur le pilotage. Nous sommes très satisfaits de la précision de leur travail »

Sylvaine Roumet, chef de Projet Administration au Département du Finistère.

 

Marylise Moguen, responsable du service de pilotage de l’exécution financière au Département du Finistère ajoute :

« Cette GED est une première brique pour uniformiser les pratiques métiers, les méthodes et pour centraliser la ressource documentaire. Des ateliers ont été mis en place afin de formaliser nos besoins par document. Suite à ce travail préparatoire, Exakis a témoigné d’une grande qualité d’écoute et d’analyse afin de nous apporter des réponses adaptées. Le travail suivant la méthode Agile des équipes d’Exakis a favorisé la réactivité ainsi que la qualité des échanges ».



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