Exakis accompagne La Poste dans son programme d’adoption d’Office 365

Exakis, société de conseil et d’expertise technologique Microsoft créée en 2001, accompagne La Poste dans son programme de transformation des outils collaboratifs au travers du projet .com1. Cette initiative consiste à déployer pour l’ensemble des 200 000 collaborateurs, de nouveaux outils bureautiques autour de la plateforme Microsoft Office 365, pour leur permettre une plus forte collaboration.

La génèse d’un projet d’envergure !

En 2014, La Poste initie une première étape dans la digitalisation de ses outils de production en expérimentant l’usage de réseaux sociaux internes pour fluidifier la communication entre collaborateurs. Convaincue que ces outils collaboratifs de partage d’information sont une solution pertinente mais toutefois insuffisante pour une structure de cette taille, La Poste décide en 2015 de lancer un appel d’offres pour répondre à ce besoin. C’est Microsoft et sa solution Office 365 qui séduiront le Groupe. Exakis, en tant que Pure Player Microsoft, est devenu partenaire de La Poste pour l’accompagner sur la formation et l’accompagnement au changement auprès des ambassadeurs.

Le projet .com1 vise à la convergence de toutes les informations, pour tous les métiers et toutes les branches du groupe La Poste au travers d’outils communs. Ce projet est né des difficultés à faire travailler 200 000 collaborateurs de La Poste ensemble et avait pour ambition de casser les silos des différentes entités du groupe.

« Jusqu’à la mise en place de .com1, les collaborateurs de La Poste travaillaient peu hors de leur cercle. Chaque entité devait dépenser beaucoup d’énergie pour pouvoir travailler avec une autre. Exakis nous a permis, en nous accompagnant dans ce projet, d’apporter plus de transversalité. Les outils communs mis en place nous permettent également de lutter contre la déperdition d’informations et la perte de temps », explique Nathalie Brousset, Directrice conduite du changement et du programme .com1 de La Poste.

Des ambassadeurs au service de la dynamique collective

La Poste avait conscience que l’adhésion à cette transformation pourrait prendre du temps. La société a donc cherché à créer une dynamique collective, en misant sur ses ressources humaines et sur une adoption virale centrée sur des usages concrets ayant un impact sur le quotidien des collaborateurs. C’est ainsi que le programme d’Ambassadeurs .com1 est né.

« Au printemps 2017, La Poste nous a contacté pour monter une grande communauté d’Ambassadeurs du projet .com1. Au départ La Poste visait 2000 ambassadeurs, mais nous leur avons suggéré d’augmenter ce nombre et d’être plus ambitieux avec un ratio de 1 ambassadeur pour 50 postiers, soit 4000 ambassadeurs.  Aujourd’hui, La Poste compte 4200 ambassadeurs .com1 ! Une véritable réussite pour Exakis qui a eu un rôle moteur dans l’adoption et l’utilisation des outils .com1 », précise Aurélie Jamin, Responsable de pôle Accompagnement au changement d’Exakis Paris.

Au quotidien, l’Ambassadeur a pour mission d’expliquer aux collaborateurs les bénéfices de ces outils dans leur travail, de les orienter en leur apportant les meilleurs cas pratiques et animer une communauté pour donner envie au plus grand nombre d’adopter les nouveaux outils collaboratifs. Pour ce faire, ces Ambassadeurs bénéficient d’outils de formation spécifiques.

« Exakis nous a accompagné dans le recrutement des Ambassadeurs mais également dans l’aide à leur montée en compétences. Nous avons voulu porter le sens du programme au plus près des collaborateurs. Nous ambitionnons désormais de former plus d’Ambassadeurs et de faire en sorte que les outils Office 365 soient ancrés dans les pratiques de travail de chacun des membres du Groupe », conclut Nathalie Brousset, Directrice conduite du changement et du programme .com1 de La Poste.

Découvrez le programme d’ambassadeurs en vidéo !