TOP 5 des erreurs fréquemment commises avec Office 365

TOP 5 des erreurs fréquemment commises avec Office 365

Erreur #1 : Méconnaissance des solutions Office 365

L’offre Microsoft Office 365 est extrêmement riche et met à disposition un grand nombre de solutions : Yammer, SharePoint, Teams, OneDrive, Power Apps, Flow, Forms, Power BI, Stream, Planner…

Pour chacune d’elles, il convient d’avoir connaissance de leurs capacités ainsi que de leurs limites individuelles (Exemple : Capacité à partager de l’information aux utilisateurs externes ou non).

Cette vision globale de ce panel permet de saisir le fait que ces outils ont été conçus pour interagir entre eux : Les combiner permet de déployer le plein potentiel de la suite Office 365.

Pour plus d’information, mentionnez l’offre « Discover Office 365 » dans le formulaire de contact.

Erreur #2 : Ne pas établir de feuille de route de transition

Une fois familiarisé avec ces solutions et assuré de la validation / recensement des prérequis (logiciels, matériels, réglementaire (RGPD), sécurité, réseaux, …), il convient de prendre conscience que le déploiement d’Office 365 opérera des changements significatifs dans le paysage de votre système d’informations.

Votre stratégie de transformation devra alors être complétée par une feuille de route de transition. Celle-ci établira un inventaire des solutions existantes qui permettra d’identifier les recouvrements fonctionnels avec les solutions proposées par Office 365.

C’est également l’occasion de détecter des opportunités de migration d’applications affichant un fort ROI et valeur fonctionnelle.

En effet, certaines applications existantes peuvent se révéler coûteuses (Licences, Hébergement, Maintenance, Compétences requises …). Il est donc recommandé d’évaluer l’investissement dans la refonte d’une application à l’aide des solutions Office 365 (PowerApps, Flow, SharePoint, Power BI…).

Les valeurs fonctionnelles suivantes peuvent être rapidement mises en évidence :

  • Compatibilité Mobile & Tablette
  • Utilisation hors du réseau de l’entreprise
  • Capacité à gérer des utilisateurs externes
  • Gestion de l’authentification unique (SSO)
  • Rationalisation des compétences nécessaires à la maintenance et évolution

Voici une étude sur le ROI escompté.

Pour plus d’information, mentionnez l’offre « Business Applications Factory & Governance » dans le formulaire de contact.

Erreur #3 : Ne pas préparer l’ouverture aux utilisateurs d’un service Office 365

L’ouverture simultanée de tous les services Office 365 s’avère extrêmement périlleux et peut amener les utilisateurs à se retrouver noyés sous le flot de fonctionnalités mises à disposition.
Maîtriser l’ouverture d’un service est primordial et requiert indubitablement des efforts d’accompagnement au changement et de communication afin de garantir son succès. Puis surveiller son usage dans la durée permet d’apprécier l’adoption qui en résulte.

Ainsi, en accord avec la stratégie d’accompagnement au changement, l’ouverture d’un service peut se réaliser de 2 manières :

  • Big Bang
  • Granulaire & Crescendo

Du fait de leur nature (capacité à partager à tous les utilisateurs), certaines solutions se prêtent plus à une ouverture en mode Big Bang tel que : Yammer, Teams, & SharePoint.

Pour plus d’information, mentionnez l’offre « Change Management » dans le formulaire de contact.

Erreur #4 : Ne pas anticiper la croissance de l’information

Notre monde professionnel est maintenant hyperconnecté et génère une grande quantité de données.

Il convient d’être vigilant sur les aspects :

  • Quantitatif : Impliquant des surcoûts de stockage (SharePoint / Teams, OneDrive)
  • Qualitatif : Risque de redondance ou obsolescence d’informations

Plusieurs solutions de gouvernance peuvent être mises en place pour réduire le « chaos de l’information », comme des stratégies de rétention et des quotas. Ainsi les utilisateurs auront accès à l’information la plus pertinente et plus facilement.

Pour plus d’information, mentionnez l’offre « Collaborative » dans le formulaire de contact.

Erreur #5 : Ignorer l’adoption continue qu’implique Office 365

Par le passé, nous avons été habitués aux déploiements de solutions « sur site » qui suscitaient notre attention sur un intervalle de temps restreint jusqu’au prochain déploiement… (Exemple : Exchange Server 2013, SharePoint 2013…).

Maintenant, avec l’arrivée des solutions Cloud, un changement des mentalités doit s’opérer :

« La seule constante avec les solutions Cloud, c’est le changement. »

Microsoft déploie continuellement des nouveautés sur votre tenant Office 365, et il est essentiel d’anticiper ces changements avant qu’ils affectent vos utilisateurs.

Pour cela, il faut être attentif aux :

Pour plus d’information, mentionnez l’offre « Continuous Adoption / Skillisy » dans le formulaire de contact.

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